Kąt komunikacji: checklist anty-błędów
Dla kogo: właściciele JDG i osoby na B2B, np. psycholog, psychoterapeuta, terapeuta uzależnień Iława, psycholog, psychoterapeuta, terapeuta uzależnień Warszawa, psycholog, psychoterapeuta, terapeuta uzależnień Online.
Cel: pokazać, gdzie realnie „ucieka” gotówka i jak ograniczyć straty w 30–60 dni, bez rewolucji w firmie
-Spis treści
1. Dlaczego w JDG najłatwiej przepalić pieniądze
2. Błąd 1. Zła forma opodatkowania do modelu przychodu i kosztów
3. Błąd 2. Braki w dokumentacji kosztów i odliczeniach
4. Błąd 3. VAT: ignorowanie split payment przy wrażliwych transakcjach
5. Błąd 4. VAT: przelew na rachunek spoza białej listy
6. Błąd 5. VAT/JPK: błędne oznaczenia i spóźnione korekty
7. Błąd 6. Niedotrzymane terminy zaliczek na podatek dochodowy
8. Błąd 7. ZUS: spóźnienia, zła podstawa i brak kontroli nad zaległościami
9. Błąd 8. Sprawozdawczość i rejestry: drobne formalności, duże konsekwencje
10. Błąd 9. Brak przygotowania do KSeF i cyfryzacji obiegu dokumentów
11. Błąd 10. Brak „procedur na jutro” – chaos zamiast systemu
12. Procedury na jutro w praktyce: gotowy plan na 30–60 dni
13. Mini-FAQ: krótkie odpowiedzi na częste pytania
14. Checklista końcowa anty-błędów
1. Dlaczego w JDG najłatwiej przepalić pieniądze
Jednoosobowa działalność daje szybkość i prostotę, ale ta prostota bywa złudna. Wystarczy kilka drobnych zaniedbań – niewłaściwa forma opodatkowania, brak jednego załącznika do kosztu, przelew na zły rachunek czy spóźniona zaliczka – i roczne straty liczy się w tysiącach. Dobra wiadomość: większość błędów da się naprawić nawykami i krótkimi checklistami.
2. Błąd 1. Zła forma opodatkowania do modelu przychodu i kosztów
Najwięcej pieniędzy wypływa wtedy, gdy forma opodatkowania nie pasuje do Twojej marży, poziomu kosztów i potrzeb gotówkowych.
Objawy
* Płacisz spore zaliczki, mimo że realnie reinwestujesz w firmę.
* Uciekają Ci odliczenia, bo forma ich nie przewiduje.
* Nie masz kontroli nad tym, ile naprawdę „zostaje w kieszeni”.
Co poprawić
* Policz roczny budżet w 2–3 wariantach: skala, liniówka, ryczałt.
* Uwzględnij wynagrodzenie właściciela, koszty stałe, plan inwestycji i sezonowość.
* Zwróć uwagę na to, czy potrzebujesz tarczy majątkowej (wtedy rozważ zmianę formy prowadzenia biznesu w horyzoncie 6–12 miesięcy).
Mini-kalkulacja
* Stwórz prostą tabelę: przychód, koszty, składki, podatek, efekt netto miesięcznie i rocznie.
* Przerzuć przez nią 12 ostatnich miesięcy. Różnice między wariantami potrafią być 5–15 proc. rocznie.
3. Błąd 2. Braki w dokumentacji kosztów i odliczeniach
„Nie mam już tej faktury, ale to był koszt firmowy” – to jedno z najdroższych zdań w JDG.
Objawy
* Zgubione faktury, brak podpisanych umów, brak protokołów odbioru.
* Ogólne opisy na dokumentach, nie wiadomo, co kupiono i po co.
* Mieszanie prywatnych wydatków z firmowymi.
Co poprawić
* Zbieraj faktury elektroniczne i trzymaj je w jednym folderze wg miesięcy.
* Wymagaj od siebie i dostawców rzeczowych opisów pozycji.
* Ustal prostą zasadę: jeśli wydatek ma choć cień wątpliwości, dopnij pisemne uzasadnienie biznesowe.
Szybka checklista kosztów
* Czy dokument ma NIP sprzedawcy i wszystkie wymagane elementy
* Czy opis wskazuje związek z działalnością
* Czy jest dowód zapłaty, gdy to potrzebne
* Czy wiesz, do którego projektu/usługi przypisać koszt
4. Błąd 3. VAT: ignorowanie split payment przy wrażliwych transakcjach
Mechanizm podzielonej płatności chroni przed wieloma problemami i bywa wymagany w określonych sytuacjach.
Objawy
* Płacisz „normalnie”, gdy faktura ma istotny VAT i „wrażliwy” towar/usługę.
* Zdarza się, że dostawca znika, a Ty zostajesz z ryzykiem odmowy odliczenia.
Co poprawić
* Ustal próg, powyżej którego zawsze stosujesz split payment.
* W szablonie przelewu bankowego przygotuj stałą opcję płatności w MPP.
* Dodaj w checklistach: sprawdzenie kontrahenta i rodzaju towaru/usługi.
5. Błąd 4. VAT: przelew na rachunek spoza białej listy
Płatność na niezgłoszony rachunek może skutkować sankcjami lub brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów w określonych sytuacjach.
Objawy
* Pośpiech: przelewy na „ten sam numer co zawsze”, bez weryfikacji.
* Nowy dostawca, a Ty nie sprawdzasz go przed płatnością.
Co poprawić
* Zawsze weryfikuj rachunek kontrahenta przed pierwszym oraz większym przelewem.
* Zapisz potwierdzenie weryfikacji do dokumentacji kosztu.
* W banku włącz automatyczne ostrzeżenia „rachunek spoza białej listy”.
6. Błąd 5. VAT/JPK: błędne oznaczenia i spóźnione korekty
Jeden źle oznaczony dokument potrafi przewrócić cały plik.
Objawy
* Rozbieżności między rejestrem a JPK, błędy techniczne, częste korekty.
* Zbyt późna reakcja na błędną fakturę – korekta zamiast noty, albo odwrotnie.
Co poprawić
* Wprowadź reguły oznaczeń w systemie księgowym i trzymaj się ich.
* Kiedy wykryjesz błąd, od razu decyduj: korekta sprzedawcy czy nabywcy, nota korygująca czy faktura korygująca.
* Raz w miesiącu rób audyt spójności: rejestry vs JPK, salda rozrachunków vs bank.
7. Błąd 6. Niedotrzymane terminy zaliczek na podatek dochodowy
Spóźnienia powodują odsetki i psują płynność. Często wynikają z braku kalendarza lub zaskoczenia wyższą zaliczką po „dobrym miesiącu”.
Objawy
* Płacisz zaliczki „na styk”, czasem dzień po terminie.
* Nie masz bufora podatkowego na koncie.
Co poprawić
* Ustal stały „dzień podatków” i oddzielne subkonto na zaliczki.
* Wprowadź prostą prognozę podatku na 30 dni naprzód.
* Jeśli masz sezonowość, rozważ kwartalne rozliczenie, jeśli przepisy i Twoja sytuacja na to pozwalają.
8. Błąd 7. ZUS: spóźnienia, zła podstawa i brak kontroli nad zaległościami
ZUS bywa traktowany jak „zapomniany koszt”, dopóki nie przychodzą odsetki.
Objawy
* Zaległości kumulują się, a Ty dowiadujesz się o nich po czasie.
* Nie wiesz, czy podstawa jest prawidłowa po zmianie formy opodatkowania lub przychodów.
Co poprawić
* Zrób miesięczny przegląd sald ZUS i zgłoszeń.
* Wprowadź zasadę płatności ZUS kilka dni przed terminem.
* Aktualizuj ustawienia po zmianie formy opodatkowania, składki zdrowotnej lub przerwach w działalności.
9. Błąd 8. Sprawozdawczość i rejestry: drobne formalności, duże konsekwencje
Braki w rejestrach czy sprawozdaniach nie bolą od razu, ale wracają w najmniej wygodnym momencie.
Objawy
* Nieaktualne dane firmy w systemach, brak zgłoszeń zmian.
* Odkładanie obowiązków „na później”.
Co poprawić
* Prowadź checklistę roczną i kwartalną: zgłoszenia, sprawozdania, aktualizacje.
* Po każdej zmianie w firmie zrób „rundę zgłoszeń”: urząd, bank, kontrahenci, bazy.
-10. Błąd 9. Brak przygotowania do KSeF i cyfryzacji obiegu dokumentów
KSeF to nie tylko „inny typ faktury”. To zmiana procesu. Kto poczeka do ostatniej chwili, zapłaci w nerwach i błędach.
Objawy
* Dokumenty krążą e-mailem i w excelach, nikt nie wie, gdzie jest „ostateczna” wersja.
* Brak ról i uprawnień do wystawiania oraz odbioru e-faktur.
Co poprawić
* Już teraz uporządkuj obieg dokumentów i przyznaj role użytkownikom.
* Spisz schemat: kto wystawia, kto akceptuje, gdzie archiwizujesz, jak nadajesz uprawnienia.
* Zautomatyzuj import faktur kosztowych i integrację z bankiem.
11. Błąd 10. Brak „procedur na jutro” – chaos zamiast systemu
Najdroższy błąd to brak systemu, który łapie resztę błędów.
Objawy
* Wszystko „na pamięć”: Ty wiesz, księgowa wie, ale nigdzie to nie jest zapisane.
* Gdy chorujesz lub jedziesz na urlop, firma traci rytm.
Co poprawić
* Spisz 5 krótkich procedur: koszty, sprzedaż, bank, podatki, ZUS.
* Do każdej dodaj check-listę na jedną stronę A4.
* Raz w kwartale zrób „dzień finansów”: aktualizacja procedur i rejestrów.
12. Procedury na jutro w praktyce: gotowy plan na 30–60 dni
Plan 30 dni
1. Jeden folder na dokumenty z podziałem na miesiące i tagi: przychód, koszt, ZUS, podatek.
2. Włącz automatyczny import wyciągów bankowych i stałe zlecenia podatków oraz ZUS.
3. Ustal próg split payment i reguły weryfikacji białej listy.
4. Przygotuj mini-budżet 12-miesięczny i policz trzy warianty formy opodatkowania.
5. Zrób spis brakujących faktur i uzupełnij archiwum.
Plan 60 dni
1. Zdefiniuj role i uprawnienia pod KSeF, przetestuj wystawianie e-faktur na sandboxie lub w systemie księgowym.
2. Opracuj krótkie procedury: sprzedaż, zakupy, bank, podatki, ZUS, JPK.
3. Wprowadź miesięczny audyt: rejestry vs JPK, rozrachunki vs bank, podatki vs plan.
4. Stwórz bufor podatkowy: osobne subkonto z minimum jednym miesiącem zaliczek.
5. Ustal „dzień finansów” raz na kwartał: przegląd i korekty.
Gotowe mini-szablony do skopiowania
Procedura kosztów
1. Odbiór faktur: e-mail na dedykowaną skrzynkę.
2. Opis: cel biznesowy, projekt, osoba zatwierdzająca.
3. Weryfikacja: biała lista, split payment, termin płatności.
4. Archiwizacja: folder Miesiąc/Rok + numeracja.
5. Płatność: stałe dni tygodnia, paczki przelewów.
Procedura sprzedaży
1. Wystawienie faktury: jedna seria numeracji, jasny opis produktu/usługi.
2. Sprawdzenie danych nabywcy przed pierwszą sprzedażą.
3. Przypomnienia dla klientów: 3 dni przed, w dniu terminu, 7 dni po terminie.
4. Windykacja miękka: telefon po 14 dniach, plan ratalny przy większych kwotach.
5. Raport tygodniowy: lista przeterminowań i status działań.
13. Mini-FAQ: krótkie odpowiedzi na częste pytania
Czy muszę zawsze używać split payment
Nie zawsze, ale warto ustalić próg i stosować go przy większych kwotach oraz w branżach wrażliwych, aby ograniczyć ryzyko.
Co jeśli zapłaciłem na rachunek spoza białej listy
Zrób szybki przegląd sytuacji. Często rozwiązaniem jest złożenie odpowiedniego zawiadomienia lub korekta procesu płatności na przyszłość. Najważniejsze: weryfikuj rachunki zawczasu.
Czy da się „odrobić” brak dokumentu kosztowego
Czasem tak, jeśli odtworzysz dowody i otrzymasz duplikat. Lepiej jednak zapobiegać: proś dostawców o e-faktury i porządkowe opisy.
Jak przygotować się do KSeF bez znajomości technikaliów
Zacznij od mapy ról i obiegu dokumentów. Gdy struktura działania jest gotowa, wybór narzędzia i szkolenie idą szybko.
14. Checklista końcowa anty-błędów
Forma opodatkowania
* Mam policzone 2–3 warianty roczne i wiem, który jest najkorzystniejszy.
* Wiem, ile realnie „zostaje” po uwzględnieniu podatków i składek.
Koszty i dokumenty
* Każda faktura ma opis biznesowy, projekt i dowód zapłaty, gdy potrzebny.
* Prowadzę jeden porządek archiwum z podziałem na miesiące.
VAT
* Stosuję split payment powyżej ustalonego progu i w branżach wrażliwych.
* Weryfikuję rachunek na białej liście przy pierwszej i większej płatności.
* Raz w miesiącu robię audyt spójności rejestrów i JPK.
Terminy
* Mam kalendarz podatkowy i subkonto na zaliczki oraz ZUS.
* ZUS i podatki wychodzą kilka dni przed terminem.
Cyfryzacja i KSeF
* Mam mapę ról i proces wystawiania/odbioru e-faktur.
* Dokumenty krążą jednym kanałem i mają jasny obieg akceptacji.
Procedury
* Spisane krótkie procedury: koszty, sprzedaż, bank, podatki, ZUS, JPK.
* Kwartalny „dzień finansów” na przegląd i korekty.
Podsumowanie
JDG to szybka ścieżka do działania, ale równie szybka do kosztownych błędów. Dziesięć opisanych potknięć odpowiada za większość niepotrzebnych strat: od złej formy opodatkowania, przez braki w dokumentach, po niedopilnowane terminy i chaos w VAT. Zamiast kolejnego „postanowienia”, wprowadź małe procedury, ustaw stałe dni finansów i trzymaj się checklist. Efekt zobaczysz w gotówce, spokoju i mniejszej liczbie nieprzyjemnych niespodzianek. Biuro Rachunkowe Iława, Księgowa Iława – ZnanaKsięgowa.pl – Rozwijaj się razem z nami!
